Uno de los factores clave utilizado para determinar si comprar o no nueva tecnología para aulas es calcular la rentabilidad de la inversión, o ROI. Aunque hay muchos factores a considerar, ROI generalmente entra dentro de dos categorías principales: rentabilidad directa, que puede demostrarse en términos financieros, y rentabilidad indirecta que es menos tangible, pero no por ello menos importante, y beneficia a estudiantes, profesores y administradores. La evaluación de ambos tipos es una parte indispensable del proceso de toma de decisiones. El énfasis de este artículo lo pondremos en la rentabilidad directa: cómo calcular de forma realista la rentabilidad en dólares y qué buscar a la hora de evaluar la nueva tecnología AV para aulas de manera que obtengamos la mayor rentabilidad.
Rentabilidad de la inversión o ROI
ROI es un cálculo utilizado para determinar si la inversión propuesta es acertada, según lo bien que reembolse al inversor.
ROI directa es la rentabilidad de la inversión que es cuantificable y puede demostrarse en términos financieros, como el ahorro de costes o incremento del beneficio.
El desarrollo de sistemas AV en entornos educativos y empresariales tiene sus ventajas, y esas ventajas están provocando una creciente demanda de equipamiento AV. Antes de decidir si seguimos adelante con una inversión en tecnología, debe determinarse si el valor añadido resultante de la nueva tecnología justifica la inversión. Pero ¿cómo medir la rentabilidad de su inversión?. ¿Espera reducir los costes, mejor trabajo en equipo, grados superiores, reducir la duración de los proyectos o aumentar los ingresos? Seguramente podrá darse cuenta del valor añadido de la tecnología si cuantifica cuidadosamente sus expectativas.
Integración en la red
La clave para controlar los costes del sistema AV está la capacidad de supervisar y controlar los dispositivos AV de forma remota utilizando la red existente de la escuela. Una manera de conseguir esto es utilizando el hardware IP Link® y el software GlobalViewer® de Extron, una aplicación potente con base en Web para la supervisión y gestión flexible y fácil de utilizar de recursos AV a distancia.
El GlobalViewer puede ayudar a reducir tanto los costes operativos como de capital de los sistemas AV. El ahorro de costes operativos más directo viene de la ampliación de la duración de la lámpara del proyector y la reducción del consumo de electricidad, mientras que los costes capitales se mantienen bajo control al haberse terminado los robos.
Ahorro de coste operativo
Cuando los dispositivos de visualización, proyectores y otros dispositivos de la sala de conferencias y el aula se quedan encendidos aunque no estén en uso, los gastos en consumo de energía y mantenimiento inútiles son una parte importante de muchos presupuestos operativos. La aplicación Web gratuita GlobalViewer y las interfaces IP Link de Extron funcionan juntas para contribuir a reducir estos gastos, proporcionando paradas planificadas durante las horas de cierre y durante periodos de inactividad. Los siguientes escenarios demuestran los posibles ahorros en cada categoría.
Ahorro en coste – Ampliación de la duración de lámparas
Uno de los reembolsos más rápidos y fácilmente verificables de la integración de una red es el ahorro en coste de lámparas del proyector. Las lámparas de proyector cuestan entre $300 y $500 cada una y tienen una duración media de unas 1.500 horas. Asumiendo que el proyector se utiliza 5 horas al día, durante 200 días al año, serían un total de 1.000 horas de uso. Es fácil desperdiciar las 500 horas restantes de duración de la lámpara en horas nocturnas y de fin de semana innecesarias, reduciendo la duración normal de la lámpara del proyector a aproximadamente un año. El tiempo fuera de horario se acumula rápidamente; un proyector que se queda encendido durante la noche desperdicia 15 horas de la lámpara, y si se queda encendido durante todo un fin de semana desperdicia más de 60 horas. Veamos dos ejemplos de cálculo:
1. Proyector que se queda encendido durante la noche
Un proyector se queda encendido durante la noche dos veces en un mes; esto es igual a 15 horas x 2 noches x 12 meses al año = 360 horas desperdiciadas al año.
2. Proyector que se queda encendido durante el fin de semana
Un proyector se queda encendido el fin de semana 5 veces al año; esto suma 63 horas x 5 fines de semana al año = 315 horas desperdiciadas anualmente.
Este ejemplo muestra cómo el total de horas de lámpara desperdiciadas cada año, por proyector puede llegar fácilmente a las 675 horas. Esto desperdicia el 45% de duración útil de la lámpara y cuesta unos $180; el 45% de los $400 que cuesta la lámpara.
Ahorro en coste – Electricidad
La media nacional en EE.UU. en coste de electricidad es de 14 céntimos por kilovatio‑hora. El proyector típico utiliza unos 250 W, multiplicados por 675 horas desperdiciadas en teoría, dividido entre 1.000 es igual a $23 desperdiciados en electricidad cada año, por cada proyector.
Sumando la pérdida en dólares por la reducción de la duración de una lámpara y los costes en electricidad desperdiciada hacen un total de $203 anuales, por proyector. Y estos son solo los costes en dólares de energía desperdiciada que se estiman por proyector. La energía desperdiciada que se estima de los dispositivos de visualización, ordenadores, cámaras de documentos, reproductores de DVD y otro equipamiento también puede añadirse.
Todos estos dispositivos podrían ser supervisados y controlados de forma remota utilizando un controlador que disponga de Ethernet con salida IR y RS‑232, como el IPL T S2 de Extron. Puede controlar y supervisar remotamente el dispositivo de visualización y otros dispositivos AV de la sala. Hay otros costes que son más difíciles de cuantificar, como el coste de mano de obra en mantenimiento por la sustitución de lámparas extra y la limpieza adicional del filtro del proyector La estimación de $203 es prudente.
Interfaz de control Ethernet
Ahorro en coste – Reducción de robos
La disminución del tamaño y el aumento de la popularidad de los proyectores ha llevado a una ola de robos de proyectores en campus alrededor de todo el país. Adoptar medidas para proteger una de las piezas más caras de equipamiento de la sala es de sentido común.
Los controladores MediaLink con IP Link e interfaces Ethernet permanecen activados y obtienen información del estado de los dispositivos conectados de forma rutinaria. Si cualquier dispositivo con control serie, como un proyector o cámara de documentos, es físicamente desconectado de la red, el GlobalViewer lo detectará inmediatamente y enviará un mensaje por correo electrónico notificando al personal de seguridad de un posible robo. Para una intervención rápida, se pueden enviar correos electrónicos a múltiples direcciones, incluyendo teléfonos móviles y PDA inalámbricas.
Beneficio estimado: en una instalación grande se podrían ahorrar 5 proyectores al año, o entre $5.000 y $10.000, para una media de $7.500.
ROI directa total estimada:
Ahorro de horas de lámpara más ahorro eléctrico ($180 + $23) = $203/año. Es decir un ahorro anual de $20.300 por cada 100 proyectores más $7.500 de ahorro por robo, hacen un ahorro anual estimado total de $27.800 por cada 100 proyectores, o $278 de ahorro anual por proyector.
La siguiente tabla resume estas estimaciones para una organización que gestiona y mantiene 100 proyectores:
| Categoría | Dólares |
|---|---|
| Horas de la lámpara | $18.000,00 |
| Electricidad | $ 2.300,00 |
| Robo | $ 7.500,00 |
| Total | $27.800,00 |
Garantizando la máxima rentabilidad de la inversión
Como hemos demostrado, la tecnología para aulas que incluye capacidades de gestión de recursos y supervisión remota en Web proporciona suficiente ahorro directo en dólares como para justificar la inversión requerida para adquirirla.
