Una firma auditora recibe una transformación AV

PRG-Schultz International, Inc., con sede central en Atlanta, Georgia, es una firma líder en auditoría de recuperación y mejora de beneficios. Con aproximadamente 3.500 empleados y oficinas en más de 40 países, la empresa de cotización oficial PRG‑Schultz se enorgullece de recuperar miles de millones de dólares en sobrepagos, retenciones y otras formas de desembolsos para un extenso grupo de clientes de todo el mundo.

En 2002, Profit Recovery Group (PRG) International se fusionó con Howard Schultz & Associates para formar PRG-Schultz International, Inc. Para cumplir con las demandas de la creciente clientela de esta recién formada empresa, decidieron que eran necesarias actualizaciones en su base de operaciones.

Los dirigentes de la empresa determinaron que la sala de juntas necesitaba un nuevo sistema AV para acomodar las conferencias de vídeo y audio que tuvieran lugar con representantes y clientes de todo el mundo. Se contrató a Multi Media Services, Inc. (MMS) con base en Atlanta, para proporcionar una solución completa y lista para usar que transformara la sala de juntas en un núcleo de comunicaciones dinámico.

Cuando Robert Aguirre, que se encarga de la venta de AV integrado en MMS, entró en la sala de juntas pudo ver que habría “grandes desafíos. Los ejecutivos de PRG‑Schultz se frustraban cuando tenían conferencias de vídeo y audio”. Una serie de problemas de conectividad, conmutación y control impedían el desempeño general del sistema AV. Muchos de ellos frenaban el acceso básico y dificultaban la funcionalidad, como la posibilidad de conectar un ordenador portátil.

Conexiones del sistema AV con Hideaway

En medio de la sala de juntas de 9 m x 16 m (30 ft x 53 ft) hay una mesa de madera de arce de 10 m (33 ft) de longitud valorada en 50.000$. Está fabricada en siete sesiones y tiene asiento para 26 ejecutivos. Según Aguirre, los ejecutivos de PRG‑Schultz “querían un dispositivo que emergiera de la mesa y con el que pudieran conectarse a la red y realizar las presentaciones”. Con esto en mente, Aguirre buscó una solución que se integraba perfectamente en la superficie de la mesa, al tiempo que acomodaba control y conectividad sencillos. Eligió la caja de acceso en superficie Hideaway^® HSA 402 de Extron.

“La HSA 402 ofrece a los ejecutivos la oportunidad de entrar en la sala y conectar sus ordenadores portátiles, justo en la mesa”, dice Aguirre. “Tienen una conexión CAT 5, alimentación, una señal VGA y acceso a la red”.

Para conectarse con el sistema AV, el usuario simplemente presiona la parte superior de la caja HSA 402 para liberar un cierre mecánico. Desde ahí, la HSA 402 sale a la vista y los conectores se muestran en un ángulo de 49° con respecto a la superficie de la mesa.

Hay una salida de CA y dos conectores RJ‑45 de red/datos/teléfono a cada lado de la placa frontal de la HSA 402. Esto permite la conexión simultánea de dos ordenadores portátiles. En el centro de la placa frontal hay cuatro aberturas para placas de adaptador arquitectónico (AAP) de Extron de un espacio. En la sala de juntas de PRG‑Schultz, las aberturas para AAP de cada HSA 402 se completan con un módulo Extender AAP de Extron de doble espacio que funciona como un amplificador de línea VGA‑QXGA de una entrada con audio. Debajo hay una placa ciega de doble espacio, pendiente de futuras actualizaciones. “En algún momento, ese espacio se completará con otro conector VGA para incluir una pizarra blanca”, comenta Aguirre.

Inicialmente, se iban a instalar 25 HSA 400, una para cada asiento de la mesa. Pero Aguirre propuso una solución más económica que permitiría un acceso fácil para todos. “Nos dimos cuenta de que si colocábamos una HSA 402 entre dos asientos, liberaría espacio delante de cada persona”.

Aguirre determinó que 13 HSA 402 serían suficientes. “Instalamos 12 de ellas para que se colocaran entre dos personas, con un total de 24 puntos de acceso”, explicaba. “Además instalamos una más en la cabecera de la mesa”.

La cabecera de la mesa también disponía de un dispositivo de visualización LCD táctil, que permitía control completo de las señales de vídeo de ordenador y vídeo compuesto, iluminación, videoconferencia, amplificación de audio y la distribución de las señales de vídeo a otras siete salas de conferencia en seis plantas del edificio.

Hacer orificios en una mesa tan cara como esta de la sala de juntas de PRG‑Schultz deja poco margen de error. Afortunadamente, Extron ofrece una plantilla de guía gratuita que ayuda a preparar mesas y otras superficies planas para la instalación de productos arquitectónicos como los de Hideaway.

“Decidimos que los fabricantes de la mesa realizaran el corte”, dice Aguirre. “Les enviamos la plantilla de guía y esto marcó una diferencia. Sin ella, hubiera sido muy arriesgado realizar los orificios en la mesa”.

Aguirre y su equipo también se encargaron de los problemas de refuerzo de sonido de la sala de juntas. Los altavoces estaban instalados en el techo y la pared para acomodar tanto sistemas de audio de programa como distribuido. Se añadió una superficie acústica con tela para que hiciera juego con el papel de imitación a piel de la sala. Y los micrófonos de superficie se montaron en la mesa, uno delante de cada HSA 402.

Distribución de la señal

Para enrutar y distribuir las numerosas señales de vídeo de ordenador, vídeo y audio, Aguirre decantó por la matriz de conmutación CrossPoint 124 de Extron.

“La CrossPoint 124 ha sido elegida por su fiabilidad, ancho de banda y funcionalidad”, comentó Aguirre. “Nos permite conmutar cualquiera de las HSA 402 a la pantalla de proyección y transmitir a las siete salas de conferencia”.

Se incorporó un conmutador para presentaciones SWP123 de Extron para complementar la entrada VGA de la HSA 402 número 13. Como conmutador de tres en uno y multiformato, compatible con señales de vídeo compuesto, S‑video, audio estéreo y VGA, Aguirre mencionó que el SWP123 está además preparado en caso de necesitar más entradas, independientemente del tipo de señal.

Funciones de conferencia mejoradas

Según David Cook, Vicepresidente de Administración corporativa de PRG-Schultz, el sistema AV ha "superado con creces sus expectaciones. Nuestros miembros de la junta e invitados han comentado la calidad del sonido y facilidad de manejo de las cajas HSA 402”.

Para obtener más información acerca de Multi Media Services, Inc., visite su página Web http://www.mmsav.com.

Para saber más acerca de PRG-Schultz International, Inc., consulte http://www.prgx.com.